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【干货分享】项目采购沟通难?看工作圈如何一圈搞定

山东毅康科技股份有限公司于2009年6月成立,主要致力于为客户提供水务项目以及相关环保项目的解决方案,业务涉及水务一体化、静脉产业园、环境治理等领域。公司于2015年8月在新三板挂牌上市,凭借良好的资信水平和出众的效益指标,公司在2016年进入新三板创新层。

在为客户提供水务及相关环保项目的同时,毅康集团也在寻找企业在移动互联网时代下的管理突破口。如果工作效率、管理效率能做到最大化,那么客户的满意度自然上升。毅康集团当初最希望改变的是:移动化高效办公、客户响应速度更快、部门协同更高效。经过多方考量,毅康集团最终与烟台盟泰软件合作,敲定【工作圈】

【工作圈】是如何为毅康集团解决问题的呢?下面请跟随小编看一看吧。

采购请示,让采购管理更高效


就在两年前,毅康集团丁总还在为企业移动化管理犯愁,“客户的每一件小事,都是我们的大事!不让业务等人、不让客户等我们,是我们客户服务的响应标准。那么问题来了,很多业务需要在走纸质单据签字审批,相关领导出差一次,采购流程难免受影响,怎么样既能方便相关人员出差时移动处理业务,又不耽误公司正常采购、付款、项目需要?”

据丁总介绍,毅康集团项目遍及山东各个地市,项目经理按项目需要针对很多物料的采购,针对这种情况,项目经理以前采用电话、短信、邮件等多种方式与工程部、采购部沟通,做采购申请,这些方法缺乏系统性,也没办法做到审批即时、消息提醒、采购流程一体、项目分类等,使用社交软件聊天页面也容易把工作无关的信息混在一起,耽误工作信息传递,影响响应速度。但是使用【工作圈】,可以把工作和社交分开,把工作进行分类,把业务“搬到”手机上。

社交交给社交软件,工作的事情就交给【工作圈】。采用【工作圈】“人财货客一体化”应对流程,沟通、审批、采购、对账一圈搞定。业务问题需要沟通?【消息】【圈子】【电话会议】等可以解决。需要签字审批?直接点开【审批】填写需求,即时同步审批。

用上【工作圈】之后,方便多了!项目经理直接从【工作圈】发起采购请示,把采购的产品数量填写清楚,还能把产品的详情表格、图片上传到附件,同时知会给会计、出纳。”丁总说,“工程部领导接到采购请示的消息提醒后,很快就能做完批复,我们就能安排采购。采购速度快了,整个项目响应速度也快了,项目进展也更顺利了。


圈子沟通,打破沟通的壁垒


据丁总介绍,采用【工作圈】,公司按照项目建【圈子】,在项目圈里专事专办,有特殊事件还可以特殊请示,项目上有问题还可以利用【电话会议】多人沟通,及时处理,在【圈子】内处理问题,信息可追溯,随时可以翻阅记录。提高了公司采购业务的效率,简化了采购流程。

 现在毅康集团将供应商信息由采购员图文并茂发送【圈子】里面,采购部根据采购员共享的图文信息做供应商备案整理,丰富供应商库信息,方便以后项目各种采购需求,及时地选择更近的供应商,更快地做项目采购。


 

外勤签到,过程管理利器

公司有很多员工为外勤,几乎天天都在外边跑。每次外出都需要填写外出申请单,期间有任何问题需要沟通、有事情需要请示都需要花费很多时间和精力在寻找相关人员和等待处理上,效率不高;客户相关信息的记录也需要等到回到公司才好处理,有的问题还不能及时处理。

外勤天天在外跑客户,如何一圈搞定外勤管理和客户管理?【工作圈】来帮忙。外勤管理用【外勤签到】,不仅可以显示时间地点、填写工作内容,还可以选择客户、拍摄图片,外勤的工作内容和工作过程均可记录,随时可以查看。

有了工作圈,毅康集团通过【外勤签到】来做过程管理。外勤每天跑了哪些客户,现场有哪些进展,点击【外勤签到】、拍个现场照片,把大致的情况写出来,对自己当天的工作是个小总结,省去了到公司填写外出申请单的时间,随时记录客户情况,方便、省事。“对我来说,通过【外勤签到】一是能了解他的辛苦和努力,二是可以给予他相关业务指导,三是实时了解他的动态,在人身安全上,也更放心。”

 

毅康股份副总经理丁总感言:


在当时选择【工作圈】与钉钉之间,我们还是做了充分考量,最终选择了【工作圈】,其中我最看重【工作圈】请示功能中有知会人这个功能,因为对于整个采购流程的请示,因为涉及财、货的流转,有财就需要知会给财务、有货就需要让采购、仓库知道,用【工作圈】就能打通整个采购请示的信息流,让人财货客的管理更清晰;另外,我们公司外勤人员比较多,应用【工作圈】后大家随时随地可以通过【工作圈】找到对应的联系人,非常方便及时工作圈,集企业财务管理、业务管理、库存管理、协同办公等多项功能于一体,很好地帮我们优化了企业生产力,提升了企业管理效率!

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发布时间:2017-11-26 浏览次数:1557
 
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